سیستم پذیرش، ترخیص و گردش کار
سیستم پذیرش، ترخیص و گردش کار
هدف از تدوین این دستورالعمل بیان روند پذیرش، ترخیص و گردش کار واحد خدمات پس از فروش دیجیتال سرویس آژیراک می باشد. حوزه کاربر این دستور العمل، واحد خدمات پس از فروش، مسئولیت اجرای آن با پرسنل و مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این دستور العمل با معاونت خدمات پس از فروش می باشد.
1. پذیرش
1.1 روش های پذیرش
مراجعه حضوری – ارسال کالا به یکی از مراکز
1.2 کنترل کالا
مسئول پذیرش کالای دریافتی را از بابت حیطه خدمات پس از فروش شرکت، مدت زمان گارانتی با دیتابیس شرکت، وضعیت ظاهری کنترل می نماید.
1.3 مراحل پذیرش
پس از مشخص شدن وضعیت گارانتی، اطلاعات کالا به همراه آورنده کالا در برنامه ثبت شده و کالا جهت احتمال رفع عیب فوری به مسئول تعمیر ارائه می شود تا در صورت امکان تعمیر در مدت حضور مشتری در شرکت انجام شود. در صورت عدم امکان تعمیر فوری دستگاه جهت بررسی های بیشتر و رفع عیب در شرکت می ماند.
برای کلیه موارد پذیرش رسید کامپیوتری چاپ شده و به مشتری ارائه می شود.
2. گردش کار
2.1 تعویض کالای دارای گارانتی
2.1.1 شرایط : وجود اشکال سخت افزاری – وجود کلیه متعلقات و جعبه اصلی – عدم وجود هیچ گونه ایراد ظاهری در کارتن.
اشکال در قطعات زیر فقط شامل تعویض با قطعه آکبند می شود:
” آداپتور، باتری، هارد دیسک، حافظه رم، دیسک درایو نوری “
2.1.2 شرایط تعویض
2.1.2.1 بر اساس شرایط ذکر شده در بند 2.1.1
2.1.2.2 وجود اشکال ظاهری در حالی که کارتن منطبق با شماره سریال دستگاه کاملا سالم بوده و هیچ گونه آثار ضربه نداشته باشد (فقط برای فروشندگان).
2.1.2.3 چنانچه برای بار سوم یا بیشتر برای یک اشکال خاص به خدمات آورده شود.
2.1.3 اقدامات
مسئول پذیرش خدمات در خواست کالای جایگزین را از طریق نرم افزار اتوماسیون داخلی به انباردار ارسال می نماید. انبار دار موجودی انبار خود را چک نموده و در صورت عدم موجودی، از انبار فروش یک دستگاه در خواست می نماید، انبار فروش یک دستگاه را با حواله هزینه گارانتی از انبار خارج و تحویل انباردار گارانتی می دهد. انباردار دستگاه را تحویل گرفته و ورود و بلافاصله خروج آن را در برنامه خدمات پس از فروش ثبت نموده و به مسئول تحویل خدمات تحویل می دهد.
تبصره: در صورت مشابه بودن کالای تعویض با کالای مشتری، وجهی تبادل نمی شود اما در صورت اختلاف قیمت بین دو دستگاه، قیمت فروش دو دستگاه از مدیر فروش استعلام گرفته و بر اساس نظر وی، اختلاف قیمت به مشتری پرداخت یا دریافت می شود.
2.2 عودت وجه کالای گارانتی دار
2.2.1 تایید بخش فنی مبنی بر غیر قابل تعمیر بودن کالا
2.2.2 عدم موجودی کالا با مشخصات نزدیک به کالای مشتری یا عدم امکان تهیه‌ی آن با قیمت مناسب از بازار
2.2.3 ارائه فاکتور خرید رسمی توسط مشتری
2.2.4 تایید قیمت فاکتور با بخش فروش
2.2.5 پرداخت وجه به مشتری توسط واحد مالی
3. ترخیص
3.1 اطلاع رسانی به مشتری
3.1.1 بروزرسانی اطلاعات وب سایت شرکت مبنی بر آماده شدن کالا
3.1.2 ارسال پیام کوتاه به مشتری
3.1.3 تماس با مشتری
3.2 ترخیص حضوری
مشتری به دفتر خدمات مراجعه نموده و با ارائه رسید، کالای خود را دریافت می نماید.
3.3 ترخیص غیر حضوری
3.3.1 کالای گارانتی دار
کالای تعمیر شده یا جایگزین به آدرس مشتری ارسال می شود (هزینه ارسال بر عهده شرکت می باشد).
3.3.2 کالای بدون گارانتی
در صورت تعمیر، هزینه به مشتری اعلام می شود. مشتری می بایست مبلغ را به حساب واریز نمونده و شماره مرجع را اعلام نماید. شماره مرجع به حسابداری اعلام و پس از تایید حسابداری، کالا برای مشتری ارسال می شود.
در صورت عدم تعمیر و یا انصراف مشتری، کالا به آدرس وی ارسال می گردد.